Politique de protection de la vie privée

La présente politique fournit des informations concernant :

  1. La gestion et la protection des données personnelles de Fleet Complete
  • Recueillies à partir des consultations de sites internet aux fins de les exploiter et les améliorer,
  • Recueillies à partir de ses applications,
  • Traitées pour les clients de Fleet Complete concernant les produits Fleet Complete.
  1. Le processus pour obtenir un accès aux données personnelles conservées par Fleet Complete, une rectification ou la suppression de celles-ci, à titre individuel, ou pour contester le traitement des données personnelles.

 

Pour plus d’informations, veuillez contacter le délégué à la protection des données à : gdpr@fleetcomplete.be

1.           TRAITEMENT DES DONNÉES CHEZ FLEET COMPLETE

Il existe trois manières dont Fleet Complete traite les données personnelles, c’est-à-dire les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable, qui sont les suivantes :

1.               Consultations de sites internet : Fleet Complete utilise des cookies pour recueillir l’adresse IP des utilisateurs qui consultent ses sites internet. Les données personnelles sont utilisées pour obtenir des informations concernant l’utilisation des sites internet et pour les adapter aux besoins des utilisateurs. Les informations relatives aux cookies sont recueillies par le biais d’un avis de consentement qui renvoie vers une déclaration de confidentialité qui précise l’utilisation, la nature et la portée des données personnelles recueillies. Il existe une option pour désactiver les cookies avec une explication sur les conséquences d’un tel choix.

Lorsque vous devenez partenaire, pour obtenir l’accès aux parties pertinentes du site internet, il est possible que Fleet Complete demande à l’utilisateur de remplir un formulaire d’inscription qui identifie les données personnelles ou demande de formuler des commentaires. Lors de l’inscription, l’e-mail et d’autres données personnelles sont recueillies pour permettre l’interface avec l’utilisateur. Cela se fait sur la base du consentement exprès de l’utilisateur, demandé par un avis de consentement.

En téléchargeant les applications et produits Fleet Complete :  Fleet Complete traite les données personnelles fournies par les personnes lorsqu’elles téléchargent l’application pour enregistrer leurs statistiques de conduite telles que visées dans l’accord utilisateur. Cela inclut l’enregistrement et l’analyse des comportements au volant.

L’utilisation par les employeurs des produits Fleet Complete pour gérer leur flotte : Fleet Complete traite les données relatives aux employés de ses clients qui utilisent ses produits pour enregistrer le comportement des conducteurs et les faits concernant les incidents pour gérer leur flotte. Fleet Complete traite les données en vertu des instructions du client.

Divulgation

Fleet Complete ne vend pas les données personnelles qu’elle détient.

Elle peut les divulguer dans des cas de figure spécifiques :

  • Dans l’éventualité où Fleet Complete reçoit une demande émanant d’autorités chargées de l’application de la loi à l’effet de fournir les données personnelles qu’elle conserve, Fleet Complete y donnera suite uniquement au vu de la preuve de l’autorité légitime. Si les données requises sont détenues pour le compte d’un client, Fleet Complete consultera le client à moins que cela ne soit interdit par la loi.
  • Fleet Complete peut divulguer des données personnelles à une autre organisation, uniquement si la loi l’y autorise et que cela est :
    • raisonnable aux fins d’une enquête pour violation d’un accord ou d’une infraction à la loi qui a été commise, est commise ou est sur le point d’être commise et qu’il est raisonnable de s’attendre à ce que cette divulgation, au su ou avec le consentement de la personne puisse compromettre l’enquête ;
    • raisonnable aux fins de prévenir, détecter ou déjouer la fraude et qu’il est raisonnable de s’attendre à ce que cette divulgation, au su ou avec le consentement de la personne puisse compromettre la possibilité de prévenir, détecter ou déjouer la fraude ;
    • nécessaire pour identifier un individu qui est blessé, malade ou décédé auprès d’une institution gouvernementale ou ses proches ou un représentant habilité et, si l’individu est en vie, en l’avisant.

Transfert

Fleet Complete peut transférer les données personnelles à des tiers qu’elle emploie pour fournir ses services.

Le transfert est uniquement réalisé à des fins d’assistance à Fleet Complete pour la prestation de ses services et selon ses instructions. Le transfert est protégé par des clauses contractuelles qui garantissent la conformité à la législation en matière de protection des données à un niveau compatible de protection.

En ce qui concerne les données détenues pour le compte de ses clients, Fleet Complete transférera uniquement les données personnelles à des tiers qu’elle emploie sur autorisation du client.

Emplacement des données

Fleet Complete conserve les données personnelles en Australie, au Canada, dans l’UE et aux É.-U.

Sécurité

Fleet Complete conserve les données au moyen de la technologie avancée pour la sécurité sur internet disponible aujourd’hui. En particulier,

  • Toutes les données sont protégées à un niveau approprié de sensibilité et de risque au moyen de mesures physiques, telles que des zones sécurisées, des mesures techniques (par ex., les transferts sécurisés de fichiers) et des mesures organisationnelles comme les contrôles d’accès et la diligence raisonnable dans le transfert des données personnelles vers les processeurs.
  • Toutes les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou transférées, conformément au calendrier de conservation des données.
  • Les données conservées pour le compte des clients Fleet Complete sont sécurisées et seuls les utilisateurs enregistrés dans l’organisation du client peuvent y accéder comme suit :
    • L’autorisation de l’utilisateur est activée au moyen de l’ID de la société, l’ID et le mot de passe de l’utilisateur.
    • Tout accès est protégé par un mot de passe et se fait en utilisant une connexion sécurisée.
    • Toutes les données sont transmises à l’aide d’un https sécurisé.
    • L’accès aux données personnelles effectué par le personnel de Fleet Complete est strictement autorisé sur la base du « besoin de savoir ».

Conservation

Fleet Complete conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire pour aider à la consultation des sites internet, ou fournir les services demandés par l’utilisateur ou tant que l’employeur-client l’a demandé dans l’accord de services.

Les personnes peuvent exercer leur droit de suppression des données en exerçant leurs droits individuels. 

2.           PROCÉDURE POUR EXERCER LES DROITS INDIVIDUELS

Fleet Complete répond aux demandes individuelles d’accès aux propres données personnelles, à leur rectification et suppression si nécessaire, par le biais du délégué à la protection des données. Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données à : gdpr@fleetcomplete.be.

Toutes les demandes seront étudiées

  • Dans le mois qui suit la demande, gratuitement, à moins que
    • le volume ou la complexité de la demande ne nécessite un traitement plus long. Fleet Complete informera le demandeur ,dans le mois qui suit la demande, des raisons d’une prolongation de la durée de traitement et pourra demander des frais raisonnables pour couvrir les frais administratifs ; ou
    • la demande soit non fondée ou excessive. Dans ce cas, Fleet Complete pourra refuser la demande moyennant une justification.
  • À l’aide des informations suivantes :
    • finalités du traitement ;
    • catégories des données personnelles traitées ;
    • tiers à qui les données personnelles ont été transférées ou seront transférées et leur emplacement ;
    • critères permettant de déterminer la période de conservation des données personnelles ;
    • existence du droit de demander la rectification ou la suppression des données personnelles et de les traiter ;
    • droit de s’opposer au traitement, le cas échéant ;
    • droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

Fleet Complete procède à la rectification dès que possible dans un délai d’un mois. Dans le cas où Fleet Complete refuse la demande, elle devra le justifier.

Les demandes de suppression seront soumises aux instructions du client si les données sont fournies à Fleet Complete par un employeur pour la gestion de sa flotte.

3.           PROCÉDURE POUR CONTESTER LA CONFORMITÉ

Une personne peut contester la conformité aux droits à la protection des données personnelles en déposant une plainte auprès du délégué à la protection des données de Fleet Complete à : gdpr@fleetcomplete.be.

Si la personne n’est pas satisfaite de la réponse de Fleet Complete, elle peut toujours déposer un recours devant l’autorité locale compétente en matière de protection des données personnelles.