Wycor: Efficiënte aanwezigheidsregistratie via ‘Track and Trace’

“Aanwezigheidsregistratie? Het moet voor iedereen goed geregeld zijn!” Wycor over het automatiseringssysteem van Fleet Complete. Binnen de Belgische bouwsector kent men, sinds 1 april 2014, de verplichte aanwezigheidsregistratie. Deze is door de regering opgelegd en kan, wanneer blijkt dat men in gebreke blijft, tot forse boetes leiden voor zowel bedrijven als werknemers. Renovatiebedrijf Wycor vond meteen dat zij, vanuit de backoffice, hier goed mee om moesten gaan om de bijkomende administratieve verplichtingen voor de medewerkers te beperken. Bij Wycor werken 220 medewerkers die op verschillende locaties renovatie- en voltooiingswerkzaamheden uitvoeren. Om al deze medewerkers goed geregistreerd te krijgen op de werven zochten ze een partner die ondersteuning zou kunnen bieden bij al deze administratie. Ze raadpleegden diverse firma’s die gespecialiseerd zijn in dit vraagstuk. Gedelegeerd bestuurder Rik Hinnens en projectleider Kim De Smet van Wycor vertellen over de stappen die werden genomen

Een systeem op maat

“Uiteindelijk hebben we Fleet Complete gekozen omdat zij bereid waren om een stapje verder mee te gaan in onze wensen. We wilden namelijk een op maat afgestemd product en niet een standaard product waar wij ons aan moesten aanpassen.” Hinnens: “De wet rond de aanwezigheidsregistratie geldt momenteel voor alle bouwwerven met een minimale waarde van € 500.000. De hoge boetes die worden opgelegd bij verzuim van de wet zijn niet min: voor bedrijven geldt € 6.000 per inbreuk per medewerker en voor de medewerker zelf een boete van € 600 per inbreuk. Dat kun dus behoorlijk aantikken als je meerdere medewerkers hebt”. Daardoor waren Hinnens en De Smet getriggerd om deze problematiek meteen grondig aan te pakken en een degelijke partner te kiezen. “Het is problemen zoeken als je dit van bij het begin niet goed en structureel aanpakt,” benadrukt De Smet.

Dat stapje harder lopen; daar gaat het om

De Smet: “Fleet Complete valt niet alleen op door het maatwerk dat zij kunnen leveren. Ook de communicatie verloopt soepel en het is prettig om met hen samen te werken. Het systeem dat bij Wycor geïmplementeerd wordt, is voorzien van verschillende modules. We gebruiken de Rittenregistratie, FieldLog die zorgt voor de noodzakelijke rapportages, DeskPlan om de medewerkers op projecten en bijhorende activiteiten te plannen en FieldPay die de basis vormt voor onze nacalculatie. Ten slotte is er via FieldExport ook een koppeling voorzien met andere software ten behoeve van deze nacalculatie. Momenteel zitten we in de fase dat er nog een aantal zaken moeten worden aangepast maar Fleet Complete denkt continu mee om het systeem te verbeteren. We hebben het nu zo ingesteld dat de mensen in de nacht voor hun werkzaamheden automatisch worden aangemeld vanuit de planning. Indien, in onvoorziene omstandigheden, de medewerker(s) niet gemeld werden via de planning, dan wordt er gemeld via het ingebouwde systeem in het voertuig. In dat geval zal bij aankomst op de werkplaats waar aanwezigheidsregistratie verplicht is, automatisch een signaal uitgestuurd worden via het track & trace-systeem van het voertuig om deze medewerker(s) toe te voegen aan de lijst van aanwezige personen op Checkinatwork.” Door de module FieldPay in combinatie met de Rittenregistratie, kan Wycor veel nauwkeuriger de afrekening voor haar medewerkers verwerken. “Hierdoor kunnen we elke zakelijke kilometer uitbetalen die onze mensen rijden. We kunnen zelfs automatisch compensaties voorzien voor verloren tijd t.g.v fileleed. In het begin is er altijd enige weerstand tegen verandering. Wanneer de medewerkers eenmaal inzien dat dit systeem een hulpmiddel is om de registraties vlot en correct te laten verlopen en om persoonlijke boetes te voorkomen, dan zien ook zij de meerwaarde in van het systeem. “Wij zijn dus heel tevreden met de keuze voor Fleet Complete. Het is een goede en verantwoorde investering!”  

Checkinatwork: aanwezigheidsregistratie op de werf en RSZ-koppeling

Checkinatwork is het meest gebruiksvriendelijke systeem voor aanwezigheidsregistratie: geen moeite, geen onduidelijkheid. De RSZ Aanwezigheidsregistratiekoppeling (of Checkinatwork) maakt van FieldDesk dé oplossing om aan de wet van 8 december 2013 te voldoen. Checkinatwork is een geïntegreerd systeem van software en hardware, speciaal voor bouwondernemingen. Download ook ons Checkinatwork magazine voor meer informatie.

DeskPlan: Automatische planning van project en service opdracht

Wilt u uw project- en serviceopdrachten direct kunnen plannen? Zoekt u een systeem dat uw projectplanning verder automatiseert? DeskPlan maakt het uw planners makkelijk om projecten en middelen te beheren vanuit één applicatie. DeskPlan is een digitale planningstool die u standalone kunt inzetten. Ook als u nog geen andere modules van Fleet Complete gebruikt. Het systeem integreert de planning van uw project, service- en onderhoudswerkzaamheden. Het is een overzichtelijk en snel planningssysteem dat uw planners veel werk uit handen neemt. Onze ervaring leert ons dat planners deze tool graag accepteren en ze er gemakkelijk mee leren werken. Daarmee legt u de basis voor een goed rendement op uw projecten.

Dynamische dienstenberekening: automatiseer complexe CAO en reiskosten berekeningen

Fleet Complete ontwikkelde voor Timetracker de ‘Dynamische dienstenberekening’. Een rekenmethode die, uitgaande van bepaalde patronen in bewegingen en locaties, automatisch berekent hoeveel tijd en kilometers iemand gereisd heeft voor woonwerk en hoeveel tijd een medewerker daadwerkelijk heeft gewerkt.